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Notion: guía para principiantes

En nuestra guía para principiantes de Notion te explicaremos como dar los primeros pasos con esta potente herrameinta y llevar tu productividad a otro nivel.
Tabla de contenidos
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¿Necesitas ayuda con el marketing de tu PYME?

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 No, esta no es una sucia estrategia para conseguir tráfico y fidelizar usuarios. Simplemente sabemos muy bien que Notion puede asustar al principio, así que siempre es útil tener una guía como esta a mano para poder recurrir a ella en cualquier momento.

Ante todo ¿Necesitas un software de productividad?

Si tienes un negocio propio o estás en ello, te habrás dado cuenta de la enorme cantidad de trabajo que genera el emprendimiento y de lo importante que es tenerlo todo organizado, con una agenda bien definida y una relación detallada de todas las necesidades, presentes y futuras que va a afrontar tu proyecto.

Para ese menester, además de la ayuda de un buen consultor del marketing, resulta imprescindible disponer de un recurso para organizar y gestionar tu tiempo y tareas de manera más eficiente.

¿Papel y boli? Puede ser, pero es un poco arcaico. ¿Un Documento de Excel? También es válido, pero no ha sido diseñado con esa función en mente.

Afortunadamente ahora existen alternativas en forma de software, y nuestra favorita sin duda es Notion: un software/ app de gestión de notas y proyectos con un poder de organización casi ilimitado que te permite:

  • Mejorar tu rendimiento.
  • Mantener un registro de tus tareas.
  • Colaborar con otros.
  • Evitar distracciones.
  • En resumen, ser más productivo.

notion productividad

Notion ¿Qué es exactamente?

Notion es una aplicación de organización y productividad que sirve para llevar un registro completo de tareas, notas y proyectos. ¿Suena poca cosa? No te engañes: con un poco de creatividad puedes usarla prácticamente cualquier cosa que te puedas imaginar. No exageramos. Es una herramienta tan potente que de primeras puede intimidar y generar un fuerte rechazo al usuario, pero… ¡aquí estamos nosotros para ayudarte a superar esa etapa inicial!

Es clave entender que Notion te permite crear y personalizar páginas y bases de datos para adaptarlas a tus necesidades. Además se integra fácilmente con otras aplicaciones y servicios, como Google Drive, Trello y Slack, facilitando la colaboración entre equipos de trabajo.

Existen otras aplicaciones de organización y productividad más sencillas como Trello, o que cubren mejor otros aspectos específicos como Evernote, pero Notion destaca por ser una super aplicación todo en uno.

¿Es Notion apropiado como software de productividad para principiantes?

¡Sí! Aunque Notion puede llegar a ser muy complejo, dispone de una gran cantidad de plantillas que te ayudarán a empezar de cero, sean cuales sean tus necesidades.

 Te dejamos con una lista con las mejores plantillas oficiales de Notion, divididas en cuatro categorías: productividad laboral, finanzas claras, planificación de estudios y organización personal.

Productividad laboral

Organización de reuniones en remoto  Una planilla muy útil que te permitirá organizar la agenda, incluir notas, guion y un acta de los objetivos de las reuniones con tu equipo.

Onboarding. Plantilla específicamente diseñada para la optimización de la incorporación de nuevos miembros den tu equipo. Dentro puedes crear manuales corporativos, storytelling de la empresa, guías de estilo o descripción de responsabilidades.

Wiki. Perfecta para tener organizada la documentación de la empresa en formato «enciclopedia online». Cuenta con un índice que te permitirá acceder a todos los datos rápidamente.

CRM. En serio. No es broma. Puedes tener un sencillo CRM dentro de tu Notion. ¡Así de potente es!

 

Finanzas claras y al día

Finanzas y presupuestos. Esta plantilla es esencial para llevar un registro de ingresos y gastos regulares.

Seguimiento de inversiones. Mediante esta plantilla podrás tener controladas todas tus inversiones, desde características y rendimientos, hasta tipo de inversión, proveedor, etc.

Planificación de estudios

Anotaciones en clase Un bloc de notas elevado a la enésima potencia gracias a sus opciones de clasificación (puedes ordenar por etiquetas, fecha, asignatura, etc).

Plataforma de estudio. ¿Preparando tu TFG? ¿Unas oposiciones? ¿Un examen imposible? Esta maravilla te permitirá crear un planning sensato de tu estudio,  llevando un registro de las clases y los deberes pendientes, así como analizar tu avance con un seguimiento de todas tus calificaciones.

Proyecto de investigación. Si estás inmerso en un proyecto de investigación, desarrollando tu tesis doctoral o un análisis de mercado, esta es tu plantilla. Ideal para mantener el orden y no perder de vista los objetivos.

Organización personal

Notion vs Trello

 Trello es una de las aplicaciones de productividad más utilizadas en todo el mundo. Desde su irrupción han surgido numerosos competidores, como Asana o Click Up. Sin embargo ninguno de ellos ha sido capaz de plantar cara a Trello en aquello donde más destaca: su capacidad para organizar tareas y distribuir trabajo de forma realmente intuitiva y con una curva de aprendizaje mínima. 

 Es decir, que cualquier usuario puede entender el funcionamiento de Trello e integrarlo en su rutina laboral en menos de media hora. Esta sencillez, a su vez, plantea serias limitaciones cuando la comparamos con Notion, cuya curva de aprendizaje es mucho más elevada, pero tiene infinitas posibilidades de configuración, personalización, etc. 

Notion vs Evernote

En el lado de las anotaciones, Evernote es una aplicación veterana que cuenta con una versión gratuita muy completa. Aunque ha perdido mucha relevancia, personalmente llevo más de  doce años usándola en el ámbito de la organización personal, y estoy realmente contento con ella. Esto tiene una explicación: al igual que ocurre con Trello, la mayor fortaleza de Evernote es su mayor defecto: es muy sencilla

 Evernote de permite crear notas, clasificarlas, y añadirles el contenido que desees. Todo convenientemente etiquetado para que no se te traspapele ni una sola nota. Con los años, Evernote ha ido añadiendo funcionalidades nuevas orientadas a la productividad, como plantillas o gestión de tareas, pero no dejan de ser parches. Evernote siempre ha sido una aplicación de anotaciones, y en ese sentido, no puede competir con Notion, un software que ha sido diseñado específicamente para potenciar tu productividad.

Características destacadas de Notion

Compatibilidad con varios tipos de contenido:

Creación de páginas y bases de datos con las que llevar un registro detallado de tareas, notas, proyectos, etc. Permite además adjuntar imágenes, archivos y enlaces en tus páginas para hacerlas más completas y visualmente atractivas.

Personalización y organización:

Notion te permite personalizarlo, organizarlo y catalogarlo absolutamente todo. Para ello dispone de etiquetas, imágenes, fechas de vencimiento y otros datos para organizar y filtrar tus contenidos de manera más eficiente.

Colaboración y integraciones:

Ofrece una gran cantidad de integraciones con diferentes aplicaciones y servicios, como Google Drive, Trello y Slack, lo que facilita la colaboración con otros usuarios o dentro de un mismo equipo de trabajo. Para ello cuenta además con una función de chat integrada que te permite comunicarte con otros usuarios directamente en la aplicación.

App, escritorio, navegador:

Se trata de un software muy accesible, disponible versión web, programa de escritorio (Windows o Mac) y aplicaciones para iOS y Android.

Versión gratuita muy completa:

Notion cuenta con una más que generosa versión gratuita totalmente funcional que te permite crear y utilizar un número ilimitado de bases de datos y páginas. Por supuesto también puedes utilizar todas las funcionalidades básicas  como la edición de texto, la edición de imágenes y vídeos, la creación de tablas… Además puedes invitar a un máximo de 5 personas a colaborar en tus espacios de trabajo.

Las versiones de pago ofrecen un mayor almacenamiento, la posibilidad de invitar a más personas a colaborar en tus espacios de trabajo y acceso a funcionalidades avanzadas, como la opción de utilizar Notion en tu propio dominio.

notion guia para empezar

Notion: guía para empezar

El objetivo principal de Notion es proporcionar una mejora en la organización y un aumento en la productividad de sus usuarios. Para ello, el software utiliza un sistema de bloques que se organizan dentro de bases de datos, páginas y sub-páginas para organizar y gestionar tus tareas, notas y proyectos.

Algo que marca la diferencia con respecto a otros softwares de productividad, es que su interfaz, contenidos, y sistemas se amoldan totalmente a las necesidades del usuario. Eso implica una curva de aprendizaje diferente a la de otras aplicaciones y una mayor inversión de tiempo a la hora de personalizar la herramienta. Por eso, desde Posiciónate recomendamos que el usuario tenga un conocimiento previo de sus propias necesidades y el uso que se le va a dar a la herramienta.

Funciones de Notion:

Una vez ya tengamos pensada la estructura básica que le vamos a dar a nuestra aplicación de productividad, podemos empezar a trabajar con la «gramática» básica de Notion.

  • Crea espacios de trabajo

Puedes crear espacios de trabajo en para diferentes áreas de tu vida, como tu trabajo, tus proyectos personales, tus clases o tu hogar. Cada espacio de trabajo es como una carpeta repleta de contenido relacionado con ese área específica.

  • Crea páginas y sub páginas:

Ese contenido se estructura en las páginas y sub-página, que son las unidades básicas de organización en Notion. Usalas para jerarquizar tus tareas y agregarles información adicional.

  • Utiliza bases de datos:

Las bases de datos son una herramienta muy útil para organizar y gestionar información de forma más planificada y detallada. Las bases de datos te permiten clasificar, calendarizar, programar y organizar numerosos tipos de acciones, como tareas pendientes, notas de estudio, contactos, clientes… Todos ello perfectamente filtrable para poder acceder a toda la información de manera más eficiente.

  • Personaliza tu espacio de trabajo

Puedes personalizar tu espacio de trabajo en Notion de muchas maneras, como cambiando el fondo, la tipografía, los iconos, los emojis o utilizando diferentes tipos de bloques para dar formatos más creativos y dinámicos a tu contenido. También puedes crear y utilizar plantillas propias para ahorrar tiempo y tener una estructura más consistente en tus proyectos.

Uso de Notion en el ámbito laboral o para proyectos de emprendimiento

Notion puede ser una poderosa herramienta para aumentar el rendimiento de tu empresa siempre y cuando la configures correctamente y acorde a unos objetivos específicos y medibles (vamos, lo que consideramos objetivos SMART). Te damos algunos ejemplos.

  • 🔗 Espacios de trabajo compartidos:

Aquí tu y tu equipo podréis acceder a toda la información y documentación relevantes para el proyecto, comunicaros directamente y en tiempo real desde la aplicación, definiendo espacios comunes y espacios privados.

  • 🏷️ Utiliza etiquetas y tablas para organizar tus tareas:

Utiliza etiquetas para clasificar tus tareas por categoría o prioridad y utiliza tablas para ver el progreso de cada tarea y para asignar tareas a diferentes miembros del equipo.

  • 📊 Crea una base de datos para tu equipo:

Utiliza una base de datos para llevar un registro de los miembros de tu equipo, sus tareas y responsabilidades y sus disponibilidades. Puedes utilizar filtros y vistas para ver la información por persona o por proyecto y para asignar tareas de manera más eficiente.

  • 📅 Agenda:

Utiliza una base de datos para crear una lista de tus citas, reuniones y eventos importantes. Puedes utilizar filtros y vistas para ver tus citas por fecha o por categoría y añadir recordatorios y notas para cada evento.

  • 🏢 Departamentos:

Crea páginas y sub páginas para tus proyectos personales y utiliza diferentes bloques para añadir información, como descripciones, objetivos, tareas pendientes y archivos adjuntos. Puedes utilizar etiquetas para organizar tus proyectos por categoría y utilizar tablas para ver el progreso de cada proyecto.

  • 💰 Finanzas:

Puedes llevar un registro de tus ingresos, gastos y ahorros mediante una sencilla base de datos. Recurre a las categorías y los filtros para clasificar tus transacciones según fecha, cliente, tamaño, inversión, o todo lo que te puedes imaginar.

  • 📐 Plantillas:

¿Todo esto te parece un lío? No hay problema. Notion ofrece montones de plantillas profesionales que con pequeñas modificaciones encajarán perfectamente en tu proyecto.

  • 💊 Integraciones:

Importa datos e información de otras herramientas para ahorrar tiempo y tener toda tu información en un solo lugar. Por ejemplo, puedes integrar Notion con tu calendario de Google, con tu CRM, con tu aplicación de finanzas, etc.

Algunos ejemplos creativos de uso de Notion en tu día a día

  • ¿Por qué no creas un diario digital? Sería básicamente lo mismo que un diario tradicional ¡pero mucho mejor organizado! Escribe de forma regular tus pensamientos, reflexiones y estados de ánimo. Añade fotos, reflexiones, citas, compromisos, recuerdos bonitos, etc.
  • Utiliza una base de datos para almacenar esas recetas infalibles que has ido aprendiendo, y organízalas por tipo de plato, ingrediente, cantidad de calorías, número de veces que la has cocinado…
  • Crea una lista de actividades que te gustaría hacer con tus amigos, dales acceso para que voten o hagan sus propuestas. Clasifícalas por tipo de actividad, precio, horario, ublicación, etc..
  • ¡Una libreta de sueños! Organiza auquellos que seas capaz de recordar, clasifícalos por tema, importancia o nivel de lucidez. ¡Quizás detectes que ese sueño que se repite tanto es un mensaje de tu subconsciente!
  • Organiza la fiesta de cumpleaños sorpresa de tu pareja. ¿Cómo? Sencillo: crea una base de datos con los invitados en la que definas sus intolerancias y preferencias alimentarias. Mediante la herramienta vista de tabla, actualiza y visualiza quien ha confirmado y quién no. Utiliza las páginas para crear diferentes tareas y asígnalas a diferentes miembros del grupo para organizar la fiesta de manera más eficiente.

notion ejemplos productividad redes

Un ejemplo extra: Notion para planificar tus publicaciones en redes sociales

No siempre es necesario una herramienta de pago como Metricool o Hootsuite. Con Notion es posible crear un plan de redes sociales bien definido y organizado. Te explicamos como hacerlo paso a paso.

  1. Crea una base de datos para almacenar tus publicaciones en redes sociales. Puedes hacerlo en la página principal de Notion haciendo clic en el botón «Add a database» y eligiendo la opción «Table».
  2. Añade campos a tu base de datos para almacenar información relevante sobre cada publicación, como la fecha de publicación, la red social donde se publicará, el contenido de la publicación y cualquier otra información relevante.
  3. Crea un calendario donde ver todas tus publicaciones ordenadas por fecha de publicación. Puedes hacerlo en la página principal de Notion haciendo clic en el botón «Add a page» y eligiendo la opción «Calendar».
  4. Enlaza tu base de datos de publicaciones en redes sociales con tu página de calendarización para que todas tus publicaciones aparezcan en el calendario. Para hacerlo, haz clic en el botón «Link to database» en tu página de calendarización y elige tu base de datos de publicaciones en redes sociales.
  5. Añade tus publicaciones a tu base de datos y calendariza cuándo quieres que se publiquen. Puedes hacerlo cliqueando en un día en el calendario y añadiendo una nueva publicación en la base de datos. Asegúrate de seleccionar la fecha correcta y la red social donde quieres que se publique (tendrás que crear etiquetas para cada una de las redes sociales con las que quieras trabajar).
  6. Lamentablemente no podrás automatizar las publicaciones para que salgan publicadas en las diferentes redes, pero sí puedes utilizar la función de recordatorios para recibir notificaciones de que te toca publicar. Puedes hacerlo haciendo clic en el botón «Remind» en la página de calendarización y eligiendo cuándo quieres recibir la notificación.

¿Quieres profundizar más en Notion? Este estupendo videotutorial te ayudará.

Nacho MG
Nacho MG
Es nuestro traffic manager pero lo cierto es que vale tanto para un roto como para un descosido: especialista en SEO On Page y de contenidos, inteligencia artificial, estrategias de captación, storytelling y más diez años de experiencia en creación de contenidos multimedia.
Nacho MG
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